AVG c.s.v. VIOD

Sportpark Tienhoven

Dominee Ulferslaan 25

3612 BH
TIENHOVEN UT


Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van csv VIOD

Graag je aandacht voor de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die per 25 mei 2018 actief is. Deze wetgeving gaat over jouw persoonsgegevens en wat wij ermee doen.

VIOD wil graag je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens als je:

-ingeschreven wilt worden als lid;

-vrijwilliger of medewerker wilt worden;

-sponsor wilt worden;

-toeleverancier wilt worden.

Als je al lid,
vrijwilliger, medewerker, sponsor of toeleverancier bent, gaan we ervan uit dat
je je kan vinden in het privacy beleid van VIOD. Zoniet, dan kan je dit kenbaar
maken via info@csvviod.nl

Wie zijn wij en wie ben jij?

Wij zijn csv VIOD, opgericht in 1971 met als vestigingsadres Dominee
Ulferslaan 25 in Tienhoven. Wij zijn te bereiken via het emailadres info@csvviod.nl. Via onze website www.csvviod.nl zijn meer contactgegevens te vinden.

Jij bent of wordt lid, medewerker, vrijwilliger, sponsor of
toeleverancier van VIOD. Daar waar wij jou als lid aanspreken bedoelen we bij
minderjarigheid ook je ouders, voogd of verzorger mee.

Begrip

Wij vragen als vereniging, die volledig gedragen wordt door
vrijwilligers, jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis,
daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie
over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter
tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij
wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen.
Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt
en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Aanvullingen en afwijkende afspraken

Ben of wordt je medewerker, vrijwilliger, leverancier, sponsor of
deelnemer aan een door de VIOD georganiseerde activiteit? Dan gelden naast de
hier genoemde zaken ook aanvullende en afwijkende afspraken. Kijk in dat geval
voor meer informatie in onze overige AVG documentatie die wij via de website
beschikbaar stellen. Daar waar deze voorwaarden geen uitsluitsel geven is de
wet AVG bepalend.

Algemeen

Wij maken graag foto’s en films van wedstrijden, activiteiten en
natuurlijk de teamfoto’s om op onze website en social media te plaatsen.
Daarbij willen we ook af en toe namen noemen zodat bijvoorbeeld duidelijk is
wie op de foto staat.

Ook gebruiken wij de persoonsgegevens om jou of je zoon of dochter of
iemand waar jij de voogd van bent aan te kunnen melden voor activiteiten,
wedstrijden en andere KNVB (Koninklijke Nederlandse voetbalbond) gerelateerde
zaken.

De gegevens zijn nodig om een juiste administratie te kunnen voeren voor
het verwerken van de contributie, teamindelingen, verzekeringen en aanmelding
bij de door KNVB georganiseerde activiteiten zoals wedstrijden en toernooien.

Hierbij geven we jou een overzicht van de soort gegevens die wij bewaren
met betrekking tot jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de
voogd/verzorger van bent en voetbalt bij VIOD en vermelden daarbij waarvoor wij
deze gebruiken.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VIOD houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;

-Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

-Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;

-Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;

-Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, zoals het innen van de contributie of het aanmelden voor KNVB wedstrijden etc;

-Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VIOD zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw
persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in
algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons over wenst op te nemen
kan dit via e-mail: info@csvviod.nl

Aanmelden en lidmaatschap

Het inschrijven en je aanmelden als lid van VIOD kan uitsluitend
digitaal via het online aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jouw
gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze
administratie.

Wij verwerken onderstaande gegevens van onze leden zolang als daartoe een wettelijke grond is of vanuit de KNVB een verplichting op ligt.

Afmelden lidmaatschap en beëindigen van de relatie

Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen
dan zullen wij er voor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden
uit onze administratie. Zover het gewenst is een kopie te krijgen van jou
gegevens kan deze via de ledenadministratie opgevraagd worden via het
e-mailadres info@csvviod.nl. Je kunt vervolgens zelf zorgdragen voor het
verstrekken van je gegevens aan andere partijen. Daar waar wettelijke
verplichtingen liggen of de verplichting vanuit de KNVB wordt opgelegd zullen
wij zorgdragen voor het aanleveren van gegevens aan een eventuele andere
voetbalclub indien van toepassing. Het moment van het definitief verwijderen
van jouw gegevens wordt bepaald door de wettelijke verplichtingen waaraan wij
gehouden zijn.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die je aan ons doorgeeft kunnen wij aan derde
partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de
beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van (software van) een derde partij voor:

-Je registratie bij de KNVB;

-De groepsapp van je team;

-Het verzorgen van de (financiële) administratie;

-Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze
partijen (verwerkers) maken wij afspraken middels een verwerkingsovereenkomst
om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de
door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit
wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU

Wij verwerken, bewaren en verstrekken geen persoonsgegevens bij of aan
partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen
(personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor expliciet toestemming is gegeven
door de ouder, voogd, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verwerkersovereenkomsten met derden

Met derden met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten,
hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over welke gegevens zij van ons krijgen
en vooral met welk doel zij deze gegevens mogen gebruiken.

KNVB: Zij beschikken over de naam, geboortedatum en e-mailadres van het
clublid waardoor deelname aan KNVB wedstrijden mogelijk is, de tuchtcommissie
je kan berichten en de rechtmatigheid van je lidmaatschap kan beoordelen
(bijvoorbeeld om te controleren dat je bij één voetbalclub en in het qua
leeftijd juiste team bent ingeschreven). Je kunt contact opnemen met de
ledenadministratie van VIOD via info@csvviod.nl inzake het
inzien of verwijdering van jouw gegevens.

Meer juridische informatie is te vinden via:
https://www.knvb.nl/assist/assist-bestuurders/regels–amp;-bepalingen/knvb-bepalingen/juridisch

Over de gegevensverwerking bij overige aan VIOD gelieerde partijen,
zoals bijvoorbeeld een webshop, fysio, sponsoren etc., hebben deze partijen een
eigen verantwoording aangezien de gegevens niet door VIOD aan hen verstrekt
zijn.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de voor ons beschikbare gegevens over jou
en het recht om van VIOD als zijnde de verwerkingsverantwoordelijke zonder
onredelijke vertraging inzage van jouw betreffende persoonsgegevens te
verkrijgen.
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegeven
welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de
verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één
van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens
door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een
andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor
kunnen geven aan deze verzoeken.
Je hebt altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Wij handelen
verzoeken voor inzage en verwijdering af op basis van binnenkomst van het
verzoek en binnen de redelijkheid van capaciteit die wij daartoe vrij kunnen
maken. Wij zullen gegevens verwijderen zodra deze niet meer volgens wetgeving
noodzakelijk zijn aan te houden.

Medische gegevens

VIOD kan voor haar (jeugd)leden een kamp organiseren. Hiervoor kunnen we
naar medische bijzonderheden van jeugdleden die van belang kunnen zijn voor de
begeleiders tijdens een dergelijk kamp vragen. Na afloop van het jeugdkamp
worden deze gegevens vernietigd. Naast voorgaande bewaart VIOD geen medische
gegevens van personen. Het beoordelen van speelfitheid en de
verantwoordelijkheid van het in de breedste zin van het woord medisch
verantwoord kunnen beoefenen van de voetbalsport ligt geheel bij jou zelf of
zover van toepassing je ouders of voogd.

Juistheid gegevens

Jijzelf blijft als lid of relatie van de VIOD verantwoordelijk voor het
aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen, dan geef je deze
wijzigingen aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over
onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen
wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de
aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid of de ouders,
verzorger of voogd.

Beveiligen van de gegevens

VIOD zal zich inspannen om uiterst zorgvuldig met de verstrekte gegevens
om te gaan. De gegevens worden elektronisch bewaard met gebruik van daarvoor
gangbare programmatuur en opslagmedia. Wij zullen ons inspannen om voldoende
passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de
computerapparatuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens te beveiligen tegen
verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen
garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de
uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de
verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

Bij een geconstateerd datalek doen wij aangifte bij de autoriteit
persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking nemen wij tevens de volgende maatregelen:

-Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens VIOD van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan welke in een geheimhoudingsverklaring met betreffende personen en instituten is vastgelegd.

-We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;

-We pseudonimiseren en zorgen waar mogelijk voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

-Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

-We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

-Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

VIOD is verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen.
Deze functie wordt vervuld vanuit de ledenadministratie aangezien daar de
verwerking van de gegevens plaatsvind.

Vragen over de gegevensbescherming kun je per e-mail indienen via info@csvviod.nl

Vragen, opmerkingen of klachten inzake het AVG beleid van VIOD

Mocht je een vraag, opmerking of klacht hebben over de verwerking van
jouw persoonsgegevens door VIOD dan vragen wij je hierover direct contact met
ons op te nemen. Via de website van VIOD zijn de mogelijkheden om contact op te
nemen terug te vinden. Je mag natuurlijk ook altijd iemand van het bestuur
aanspreken.
Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt
dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens, dit is de van overheidswege ingestelde toezichthoudende
autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen van het privacy beleid

VIOD kan haar privacy beleid van tijd tot tijd aanpassen om deze
up-to-date te houden. Op de website www.csvviod.nl zal steeds de
meest recente versie van ons privacy beleid worden opgenomen. Wij raden je dan
ook aan het privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke
wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de
websites te informeren.

banner